Sneller schakelen met realtime monitoring in Power BI

Organisaties kunnen veel sneller schakelen wanneer zij overstappen naar realtime monitoring op basis van realtime data in Power BI. In tegenstelling tot historische data (dagen tot maanden oud) kan realtime data direct helpen bij het verbeteren van je organisatie. Realtime data zijn gegevens die na verzameling direct beschikbaar zijn voor analyse. Denk daarbij bijvoorbeeld aan analyses op credit card transacties die as-we-speak uitgevoerd worden. Je kunt de transacties analyseren om fraude direct te herkennen en te blokkeren.

Voorkomen is beter dan genezen

Realtime monitoring op basis realtime data biedt enorme kansen voor organisaties. Zij stelt haar namelijk in staat om direct bij te sturen en te reageren. Om gebruik te maken van realtime data en analyses zullen organisaties moeten omschakelen. Het gebruik en de analyse van realtime gegevens noemen we realtime monitoring.

Realtime monitoring helpt organisaties bij het sneller signaleren van problemen, snellere besluitvorming en betere communicatie. In dit artikel zet ik uiteen wat de voordelen zijn van realtime monitoring zo belangrijk is en hoe dit jouw organisatie kan helpen op zowel de korte als langere termijn. Daarnaast leg ik uit hoe je kunt starten met realtime monitoring in Power BI.

De voordelen van realtime monitoring

Er zit écht een verschil tussen historische en realtime data. Gewone (historische) data kan voor goede en nieuwe inzichten zorgen. Het kan al enorm helpen om beter grip te krijgen op de organisatie. Toch is er een verschil met realtime data. Het verschil tussen de twee zit ‘m met name in het moment dat de data wordt verzameld en de beschikbaarheid van deze data. Realtime data is de data die direct beschikbaar is en wordt gebruikt op het moment dat deze verzameld wordt. Hieronder een paar van de belangrijkste voordelen van realtime data analyse.

Voordeel 1: Sneller schakelen met realtime monitoring

Aan het begin van dit artikel schreef ik al over credit cards. Er wordt ontzettend veel mee gefraudeerd. Daarom zetten de maatschappijen zoals Master Card en Visa enorm in het herkennen en voorkomen van frauduleuze transacties. Wanneer een bepaalde credit card misbruikt wordt, wil je deze zo snel mogelijk blokkeren. Hoe eerder, hoe beter natuurlijk.

Je kunt je dit ook voorstellen bij je eigen organisatie: hoe eerder je fouten detecteert, hoe beter. Door gebruik te maken van realtime monitoring, kunnen medewerkers sneller zien of gealarmeerd worden als er iets fout gaan.

Kortom, direct inzicht dankzij realtime monitoring levert je meer winst op én laat je effectiever werken doordat je vroegtijdig de strategie kunt bijsturen waar nodig.

Voordeel 2: Snellere besluitvorming

Realtime monitoring helpt organisaties bij het vroegtijdig inspelen en te schakelen op veranderingen in de markt. Wanneer je in staat bent klanten tevreden te houden, je aanbod beter af te stemmen op de vraag en processen draaiende kunt houden heb je goud in handen.

Een voorbeeld: je bent ijsverkoper en wilt zo goed mogelijk voorspellen hoeveel ijs je in moet kopen. Wanneer je elk uur (of zelfs minuut) het weer in de gaten houdt, kun je enorm nauwkeurig ijs inkopen. Dat gaat een stuk beter dan wanneer je alleen naar dezelfde maand vorig jaar kijkt. Met realtime monitoring maakt je nauwkeurigere en snellere besluiten.

Voordeel 3: Verbeterde communicatie en samenwerking

Als laatste en misschien wel het meest belangrijkste voordeel, is dat realtime monitoring helpt bij het verbeteren van de communicatie en samenwerking binnen de organisatie. Het is de ultieme tool die helpt een brug te slaan tussen het managementteam en de operationele afdelingen. De reden hiervoor? Realtime monitoring, maakt complexe vraagstukken of doelstellingen behapbaar, accuraat en nauwkeurig te visualiseren. Zo wordt iedereen uitgedaagd op een kritische manier naar hun data te kijken maar vooral, door vragen te blijven stellen. Het delen van de verschillende visualisaties, inzichten en rapportages verbindt mens en organisatie.

Starten met Realtime monitoring in Power BI

Power BI in het kort

Microsoft Power Bi is een krachtige tool die helpt bij het verzamelen, analyseren, visualiseren én delen van gegevens. Power BI heeft uit zichzelf al ontzettend veel koppelingen om gegevens te verzamelen uit verschillende bronnen, zoals SAP, Oracle en Azure.

De rapporten en modellen die in Power BI zijn gemaakt kun je op verschillende manieren inzetten. Denk hierbij aan het vertellen van een verhaal middels visualisatie en grafieken, het onderzoeken van belangrijke ‘wat-als’ scenario’s of simpelweg het beantwoorden van vragen van bijvoorbeeld management voordat er een belangrijk besluit wordt gemaakt. De antwoorden en inzichten die hieruit voortkomen kunnen weer worden gedeeld met de organisatie.

Meldingen in Power Bi

Los van de input van gegevens, kun je ook meldingen genereren met Power BI. Zo kun je bijvoorbeeld teamleden direct alarmeren wanneer een KPI in je rapportage een urgente actie vereist. Je kunt via Power Bi bijvoorbeeld automatisch een bericht plaatsen in bijvoorbeeld Teams of Slack. Maar er is meer. Je kunt door deze koppelingen te maken Excel-tabellen bijwerken, Teams berichten verzenden, of doelgroep specifieke emailmeldingen versturen wanneer nodig.

Kortom, Power BI is een krachtige datavisualisatie tool bomvol met verschillende mogelijkheden voor gebruikers. Maar let op, betrouwbare data en goede inrichting van deze data zijn van essentieel belang. Power Bi is de bron die organisaties helpt acteren op eventuele problemen. Het verzamelen van goede data is daarom cruciaal. Houd hier altijd rekening mee.

Meldingen inrichten voor email in Power BI

Ik ga je uitleggen hoe je meldingen inricht in Power BI. Je kunt dit zien als je eerste stap naar realtime monitoring. Je helpt direct je collega’s, omdat zij melding krijgen als er iets fout (dreigt) te gaan.

Met Power Bi kun je meldingen instellen voor jezelf en voor anderen. Elke keer wanneer er iets belangrijk is, word je op de hoogte gesteld door bijvoorbeeld een e-mailtje. Gebruikers kunnen zelf instellen hoe vaak zij een melding willen ontvangen, maximaal elk uur of maximaal één keer per dag.

Meldingen werken vanuit Power BI Dashboards. In de eerste stappen zorgen we dat je vanuit je Rapport een Dashboard aanmaakt en vanuit daar de eerste meldingen instelt.

Dashboard maken

Heb je tot nu toe alleen Rapporten ontwikkeld? Selecteer de visual (waarschijnlijk een KPI), en druk op de Pin visual knop.
Selecteer vervolgens New dashboard en geeft het een naam. Bijvoorbeeld Alerting en druk op Pin.

*Vanuit de rapportage Pin je de visual naar het nieuw te maken Dashboard*

Melding aanmaken

Ga nu naar het dashboard in dezelfde workspace. Waarschijnlijk kun je hier ook snel heengaan door rechtsboven op Go to dashboard te klikken.
In het dashboard zie je nu dezelfde visuals staan als in je rapportage. Klikt nu weer op de 3 puntjes en druk op manage alerts.

*Klik op manage alerts bij je visual in het Dashboard*

Aan de rechterskant komt een nieuwe balk tevoorschijn. Druk op Add Alert Rule. Stel nu in wanneer en hoe vaak je een melding wil krijgen. Druk vervolgens op Save and close. Ik heb ingesteld dat ik één keer per dag een melding wil krijgen als het getal boven de 100.000 uitkomt.