In een wereld waarin data, personalisatie en klantbeleving steeds belangrijker worden, vallen Business Intelligence (BI) en Power BI niet meer weg te denken. En dat is maar goed ook! Het optimaliseren van je website, klantenservice of interne processen binnen de organisatie wordt een stuk eenvoudiger wanneer je met BI aan de slag gaat. Het uiteindelijke resultaat? Sneller innoveren en een hogere omzet. In dit artikel leg ik je uit hoe je kunt starten met Business Intelligence in 5 stappen.
Wat is Business Intelligence?
Laten we beginnen bij het begin: wat is BI? Doordat een groot deel van ons leven tegenwoordig online plaatsvindt, wordt er steeds meer data (real-time) beschikbaar. Van omzet- en persoonsgegevens, tot aan informatie over potentiele leads of het salaris van werknemers, allemaal data die wordt opgeslagen. Met BI kun je deze informatie gebruiken om datagedreven beslissingen te maken en bedrijfsprocessen te optimaliseren. De meeste organisaties gebruiken daarvoor Microsoft Power BI.
Maar voordat je dat kunt doen moet je al deze gegevens klaarzetten voor analyse. Soms zijn deze gegevens niet direct beschikbaar. Zo zijn gegevens bijvoorbeeld verspreid over verschillende bronnen. Hierdoor kun je ze moeilijker vinden en gebruiken. Een goede BI-tool in combinatie met een datawarehouse helpt je om deze waardevolle gegevens te ontsluiten. Vervolgens kun je informatie uit verschillende systemen analyseren en te visualiseren. Met BI visualiseren we de gecombineerde informatie, om bijvoorbeeld de interne processen binnen de organisatie te verbeteren, flexibiliteit te verhogen en uiteindelijk sneller te kunnen innoveren.
Een paar voorbeelden van soorten informatie die je met BI kunt analyseren:
- Marktrendanalyse
- Koopproces van klanten
- Het identificeren van klantsegmenten op basis van verschillende categorieën
- Efficiëntie van processtappen binnen de organisatie
Waarom business intelligence?
Of het nou gaat om grote non-profit organisaties of een lokale MKB, er komt een moment dat er strategische keuzes gemaakt moeten worden over bijvoorbeeld commerciële en financiële processen in de bedrijfsvoering. Deze keuzes maak je graag rationeel en gefundeerd. Real-time data en betrouwbare gegevens, die je middels BI kunt samenbrengen, gaan je hierbij helpen. Deze geven je inzicht in wat de ontwikkelingen zijn in de markt, bedrijfspositionering en hoe de interne processen en projecten verlopen.
Door met BI aan de slag te gaan heb je:
- Altijd alle belangrijke informatie op één plek
- Verminderde bedrijfskosten
- Verbeterde productiviteit van werknemers
- Al je doelen en voortgang helder in kaart
- Én kun je betere beslissingen nemen op basis van nieuwe inzichten
Nu duidelijk is wat BI betekent en waarom iedere organisatie met een BI zou moeten werken, zal ik wat dieper ingaan op de 5 stappen om te kunnen starten met Business Intelligence.
Stap #1: Starten met het doel. Maak een schets van de huidige bedrijfsprocessen
Het doel van BI is het verbeteren van bedrijfsprocessen. Dat betekent dat je voor de eerste stap in het implementeren van BI, de huidige situatie in kaart moet brengen. Waar loopt de organisatie momenteel tegenaan? Waar liggen de kansen? Wat zijn de ambities en waar willen we naartoe met onze organisatie? Tijdens het beantwoorden van deze vragen is het belangrijk dat je bekijkt welke processen hierbij betrokken zijn. Vervolgens richt je je op precies die processen.
Zo’n proces moet in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Het proces is bekend binnen de organisatie
- Het gaat om een belangrijk proces
- Het verbeteren van dit proces is van meerwaarde voor de organisatie
- Er is (relevante) data beschikbaar over dit proces
- Werknemers die betrokken zijn bij dit proces staan open voor verbeteringen
Doelen bepalen
Top! Je hebt als het goed is nu inzichtelijk welke processen toe zijn aan verbetering. Nu is het belangrijk hier één, of meerdere, doelen aan te hangen. Door samen te brainstormen over wat je wilt bereiken binnen de organisatie, geef je richting aan waar je naartoe wilt. Dit kan op korte termijn zijn zoals bijvoorbeeld 1 maand, maar je kan het ook groter aanpakken. Waar wil je over 1 of 5 jaar staan met je bedrijf? Alhoewel dit een grote stap is, geeft het de organisatie wel de mogelijkheid een strategie te maken voor de lange termijn. Deze laat je ook gelijk zien welke tooling er nodig zijn, of wat voor stappen er moeten worden gezet om dat doel te behalen. Denk aan beschikbaar budget, nieuwe software of iemand met externe kennis die kan helpen bij de implementatie van BI.
Stap #2: Bepaal welke data en tool je nodig hebt
De volgende stap is bepalen welke data en tool je nodig hebt om de huidige processen te kunnen analyseren – om deze vervolgens te kunnen verbeteren. Dit kun je doen door na te gaan welke systemen er momenteel gebruikt worden en welke data je precies nodig hebt uit deze systemen.
Een paar vragen die je hierbij kunnen helpen:
- Welke data willen we als input gebruiken?
- Is deze data gemakkelijk uit software te halen?
- Moet deze data centraal te beheren zijn?
- Is de kwaliteit van de beschikbare data voldoende?
- Hoe vaak moet de data ververst worden? Wekelijks, dagelijks, elk uur of toch real-time?
Kiezen van de juiste Business Intelligence tool
De volgende stap is het kiezen van de juiste BI-tool. In feite is dit geen ingewikkeld proces, maar je moet wel kijken naar wat er al is binnen de organisatie. Heel veel organisaties hebben namelijk al een Microsoft-omgeving. Dan is aansluiting vinden bij Microsoft Power BI de gemakkelijkste en goedkoopste keuze. Er is brede ondersteuning voor Power BI en het kan helpen bij de volgende informatiebehoeftes:
- Data mining
- Rapportages maken
- Graadmeters stellen voor prestaties
- Het draaien van verschillende soorten analyses, zowel statisch als beschrijvend
- Uitvoeren van query’s
- Het visualiseren van data
- Data voorbereiden
Daarnaast is Microsoft Power BI uitgeroepen tot ‘Leader in the 2022 Gartner® Magic Quadrant™ for Analytics and BI Platforms’.
Stap #3: Beginnen met de eerste ontwerpen en rapportages
De beste manier om te beginnen met het ontwerpen van een rapportage is door je antwoorden uit stap 1 en 2 als vertrekpunt te gebruiken. Op welke vragen wil je antwoord en welke data heb je nodig om deze vragen te beantwoorden? Houd die vragen altijd in je achterhoofd wanneer je begint met het ontwerp. Een goed rapport zet namelijk aan tot actie door antwoord te geven op de vragen die in de eerste fases worden gesteld. Maak eerst een schets, voordat je met de BI-tool aan de slag gaat. Deze schets evalueer je met de eindgebruiker.
Houd rekening met de wensen van eindgebruikers
Het is cruciaal dat in ontwerpfase rekening wordt gehouden met de eindgebruiker. Een veelvoorkomende valkuil is dat eindgebruikers vaak niet worden betrokken bij de start van het BI-traject. Zonde, het voornaamste doel van BI is namelijk eindgebruikers helpen datagedreven beslissingen te maken op basis van de verzamelde informatie. Begin dus vanuit de behoeften van eindgebruikers, niet vanuit de mogelijkheden van de techniek. Nadat de eindgebruiker tevreden is over de schets, ga je beginnen met het bouwen van de rapportage.
Stap #4: Continue verbetering & evaluatie
Stap vier in het implementatieproces is het waarborgen van de kwaliteit. Niet alleen vraagt BI om een nieuwe manier van (samen)werken binnen de organisatie, werknemers zullen ook moeten wennen aan het gebruik van nieuwe tooling. Om eindgebruikers aan boord te krijgen is het belangrijk dat zij weten dat de gebruikte data correct is én aansluit op eerder gebruikte rapportages. Laat dit dan ook duidelijk zien. Vergelijk al in een vroeg stadium de rapportages met elkaar om het vertrouwen van eindgebruikers te winnen. Alleen dan is het gebruik van de tool daadwerkelijk efficiënt.
Evalueer en implementeer
Zodra je eindgebruikers overtuigd hebt van de kracht en efficiëntie van BI, is het tijd voor evaluatie en het implementeren van verbeteringen. In een eerdere blog schreef ik al over hoe wekelijkse meetmomenten helpen om de aandacht bij het einddoel te houden en de ontwikkelingen te bespreken met elkaar. Bij een BI-traject doe je hetzelfde. Vraag jezelf af of het huidige ontwerp nog voldoet aan de gestelde wensen, of dat er nog iets moet worden aangepast. De wensen van de eindgebruiker staan hierbij centraal, maar de gemaakte wijzigingen in het dashboard moeten wél bijdragen aan het behalen van het doel. Door constant te blijven reflecteren op de stappen die er worden gezet, blijft het plan up-to-date. Ook kun je flexibeler aanpassingen doorvoeren wanneer nodig.
Stap #5: Borging van BI in de organisatie
In het verlengde van stap vier is er ook nog de borging binnen de organisatie. Hoe zorg je ervoor dat zowel business, IT en de eindgebruiker samenwerken in het behalen van de doelen? De enorme hoeveelheid data die beschikbaar is, zal uiteindelijk gevisualiseerd moeten worden voor de eindgebruikers. Hierbij zal er rekening moeten worden houden met verschillende stakeholders binnen deze organisatie. Alhoewel het een logische stap lijkt om BI en IT bij elkaar te zetten, is het toch beter om de BI-experts dicht bij de business te houden. De reden hiervoor? Business Intelligence is mens én techniek.
De rol van de business intelligence professional
De rol van de BI-professional is het faciliteren van een heldere communicatie tussen de verschillende lagen van een organisatie. Zij moeten daarbij samen kunnen werken met de verschillende disciplines, afdelingen en werknemers. Dat betekent ook dat BI-professionals zich moeten kunnen inleven in de verschillende situaties en obstakels waarmee organisaties dagelijks te maken krijgen. Door te luisteren en behoeften verder in kaart te brengen faciliteer je de communicatie tussen de verschillende lagen binnen een organisatie. Hierdoor wordt het borgen van bruikbare data, en verbetering daarvan, een stuk gemakkelijker.
Met BI kunnen organisaties ruwe data omzetten in waardevolle inzichten. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om betere (en datagedreven) beslissingen te maken. Bedrijfsdoelen worden op deze manier een stuk sneller behaald. Vooral nu klanten steeds meer verwachten van organisaties en flexibiliteit bijna een vereiste is, is BI een onmisbare toevoeging voor organisaties. Met deze vijf stappen is de basis voor een succesvolle implementatie gelegd. Wil je liever dat er iemand meedenkt over hoe de businessprocessen binnen jouw organisatie geoptimaliseerd kunnen worden? Neem dan contact op. Samen realiseren we een datagedreven werkwijze die kan worden doorgevoerd in de gehele organisatie.