Onze data is goud waard. Zeker nu we online steeds actiever worden, zowel in ons privéleven als tijdens het werk. Vooral bedrijven kunnen hun voordeel doen met het inzichtelijk maken van data in dashboards. Zo kan het koopgedrag van de consument worden bijgehouden, kan er gemeten worden of sales hun targets haalt én kan er actief worden gestuurd op gestelde doelen. Toch worden de dashboards niet of nauwelijks gebruikt.
Deze ontwikkelde dashboards geven vanuit verschillende perspectieven ‘live’ inzicht in de organisatie. Ze moeten helpen bij het bepalen van de strategie en het bijsturen indien nodig. Toch blijkt het in de praktijk anders. Alhoewel dashboards voor veel verschillende doeleinden ingezet worden en verheldering kunnen bieden merk ik toch dat veel organisaties ze niet dagelijks of maandelijks gebruiken. Zonde om er dan zoveel te maken zou je zeggen.
Ik zie vier duidelijke redenen voor het lage gebruik van dashboards. In deze blog lees je welke oorzaken dat precies zijn en wat je dan wél kunt doen als organisatie om alsnog op een datagedreven manier te kunnen werken.
De dashboards zijn niet actiegericht
Heel leuk en aardig, zo’n dashboard waarin allerlei data wordt weergegeven, maar vaak ontbreekt het aan een referentie. Wat zou je verwachten en zitten we op het goede spoor?
Dashboards die geen targets bevatten stellen de gebruiker niet in staat om in 1 oogopslag te bepalen actie nodig is. Zo is het onmogelijk voor de gebruiker om iets met deze data te doen, lees: concreet stappen te ondernemen. Hoe bepaal je welke zaken er aandacht verdienen? En wanneer is iets goed of niet? Zolang er geen duidelijke referentie beschikbaar is in het dashboard zullen de stappen tot actie altijd uitblijven, ook bij management.
Dashboards zien er visueel niet goed uit
Hoewel visualisatie een belangrijke rol speelt bij data-analyse, kun je ook te ver gaan. Vaak zie ik dat organisaties overdrijven de hoeveelheid aan visuele content in hun dashboards. Dit werkt voor de gebruikers van zo’n dashboard averechts: in plaats van dat grafieken en tabellen de data makkelijker te begrijpen moeten maken creëert het nu verwarring. Hierdoor gaat de essentie, het overbrengen van de boodschap op basis van data, verloren.
Ook voor medewerkers kan dit overweldigend zijn, zeker wanneer ze naar een presentatie met al deze visuals moeten kijken. Mocht je nou binnenkort een presentatie moeten of willen geven dan is het aan te raden voor eenvoudige grafieken en tabellen te kiezen. De data op zichzelf is namelijk al voldoende om je punt over te brengen, de grafiek of visualisatie is slechts ter ondersteuning. In dit geval is ‘less is more’ de sleutel tot succes.
Er is een gebrek aan vertrouwen wat betreft data en dashboards
Een andere reden waarom dashboards weinig gebruikt worden is het gebrek aan vertrouwen in de achterliggende data. De laatste tien á twintig jaar hebben veel organisaties tijd en geld geïnvesteerd in efficiënte en toegankelijke manieren om (management)informatie te verwerken. Systemen zoals dashboards die de manier van besluitvorming voor veel organisaties kunnen verbeteren.
Het verwerken van de data uit de systemen tot een dashboard is echter niet eenvoudig. Mis je een stap, dan zal de uitkomst niet kloppen. Als dit vaker is gebeurd, verliest men het geloof in de juistheid van de data. Werknemers en management herkennen zich niet in de data of rapporten. Ze zullen deze dan niet meer gebruiken.
Dashboards geven geen antwoord op de kernvraag
Als laatste en misschien wel de belangrijkste oorzaak waarom dashboards weinig gebruikt worden: ze bieden geen antwoord op de kernvraag. Voordat de dashboards ontwikkeld zijn is niet goed bepaald met welke reden ze ontwikkeld moeten worden en waarin ze inzicht en sturing moeten geven.
Dit resulteert in een dashboard met verschillende indicatoren en perspectieven, zonder duidelijk lijn. De gebruikers zijn niet geholpen met het dashboard en blijven eromheen werken. De vragen die de organisatie stelt, blijven onbeantwoord liggen en de organisaties kunnen niet goed sturen.
Zorgen dat je dashboards worden gebruikt
Zoals je ziet zijn er verschillende oorzaken waarom dashboards niet of slecht gebruikt worden. Er kan veel fout aan bij het bouwen van een dashboard. Van het vergaren van de data tot en met het juist instellen van inzichtelijke en meetbare indicatoren. Tuurlijk, je kunt verschillende aanpassingen in het dashboard doorvoeren om deze te verbeteren, maar in the end blijft het dashboard voor veel organisaties een onduidelijke bedoeling. Hierdoor blijven de stappen tot actie uit.
Hoe het dan wel moet? In mijn vorige blog schreef ik over hoe je binnen vier stappen je doelen kunt behalen met data. In stap drie vertelde ik hoe het bijhouden van een scorebord kan helpen bij het behalen van jouw doelen. Deze stap is eigenlijk alles wat er aan de huidige dashboards ontbreekt: alle doelen van jouw organisatie stapsgewijs en op een meetbare manier in kaart gebracht. Niet alleen zijn de stappen uit deze blog voor iedere organisatie van meerwaarde, ook de manier waarop deze vier stappen zijn onderverdeeld zorgt voor een helder en inzichtelijk proces. Ik raad dus zeker aan om de blog te lezen – mits je dat natuurlijk nog niet gedaan had.
Loop jij ook tegen één of meerdere van de hierboven besproken situaties aan? Dan is het aan te raden over te gaan tot actie. Onderzoek welke probleemsituaties er momenteel binnen jouw organisatie spelen en wat er nodig is om deze aan te pakken. Ben je op zoek naar iemand die je hierin advies kan geven? Neem dan vooral contact op. Samen kijken we dan naar een gepaste oplossing voor jouw organisatie, zonder dashboard natuurlijk.